Der Empfang und die Verarbeitung sind ab sofort für Unternehmen verpflichtend

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Für den Empfang von Rechnungen gilt keine Übergangsfrist. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Sie als inländisches Unternehmen bereits in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu speichern. In diesen Fällen ist keine Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich, es sei denn, die elektronische Rechnung entspricht nicht den neuen Anforderungen oder es besteht keine Verpflichtung zur E-Rechnung (z. B. bei bestimmten steuerbefreiten Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen). Die Pflicht zur Ausstellung der E-Rechnung tritt frühestens Ende 2027 für Sie in Kraft.

Mit dem Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) vom 15.10.2024 ist es offiziell: Seit dem 1. Januar 2025 ist der Empfang und die Verarbeitung der E-Rechnung Pflicht.

Doch was genau bedeutet das für Sie als mittelständisches Unternehmen und worauf müssen Sie sich konkret einstellen?

Empfang & die Verarbeitung der E-Rechnung ab 2025

Ab sofort wird von Ihnen erwartet, E-Rechnungen unverzüglich empfangen und verarbeiten zu können. Dies kann beispielsweise über eine spezielle E-Mail-Adresse erfolgen, sofern die revisionssichere Archivierung gewährleistet ist. Letztendlich bleibt es jedem Unternehmen vorbehalten, welchen elektronischen Übertragungsweg sie wählen, vorausgesetzt eine elektronische Weiterverarbeitung ist ohne Medienbruch möglich.

WICHTIG: Da heutzutage mehr Dateianhänge per E-Mail empfangen werden, steigt das Risiko von Cyberattacken. Es ist ratsam, die Rechnungsdaten vor dem Import auf potenzielle Schadsoftware zu überprüfen, beispielsweise direkt im E-Mail-Posteingang.

Die Ausstellung der E-Rechnung wird Ende 2027 Pflicht

Unter Berücksichtigung der anstehenden umfangreichen Umsetzungsaufgaben für Unternehmen hat der Gesetzgeber Übergangsbestimmungen für Rechnungsaussteller für die Jahre 2025 bis 2027 eingeführt.

• Bis Ende 2026 besteht die Erlaubnis, Papierrechnungen für B2B-Umsätze auszustellen. PDF-Rechnungen sind ebenfalls erlaubt, erfordern jedoch die Zustimmung des Rechnungsempfängers.
• Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 EUR wird die Übergangsfrist für die Verwendung von Papierrechnungen oder anderen elektronischen Formaten (z. B. PDF) um ein weiteres Jahr verlängert, bis Ende 2027.
• Ebenfalls bis Ende 2027 ist die Verwendung anderer elektronischer Rechnungsformate zulässig, sofern sie mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden. Die Zustimmung des Empfängers ist hierbei erforderlich.
• Ab 2028 müssen die neuen Anforderungen bezüglich E-Rechnungen und deren Übermittlung verpflichtend eingehalten werden.

X-Rechnung und ZUGFeRD-Format sind als Formate zulässig

Zurzeit sind zwei Formate zur Rechnungsstellung zulässig: die X-Rechnung, welche ausschließlich im XML-Format vorliegt, sowie das ZUGFeRD-Format, das als Hybrid aus PDF und XML konzipiert ist. Ab dem Jahr 2025 gelten herkömmliche PDF- und Papierrechnungen als "sonstige Rechnungen" und genügen nicht mehr den geltenden Anforderungen.

Die Aufbewahrungsfrist der E-Rechnung

In Bezug auf die Aufbewahrungsfristen ändert sich durch die Einführung der "neuen" E-Rechnung tatsächlich nur wenig. Gemäß der aktuellen Gesetzeslage bleibt die Aufbewahrungsfrist weiterhin bei 10 Jahren bestehen. Es sind nach wie vor die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zu beachten. Es ist jedoch wichtig, die E-Rechnung im ursprünglichen strukturierten elektronischen Datenformat aufzubewahren und sicherzustellen, dass beim Speichern die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.

Gerne können wir Sie unterstützen!

Als Ihr verlässlicher Partner möchten wir Sie bestmöglich bei der Umstellung auf die E-Rechnungspflicht unterstützen. Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen. Wir sind fest davon überzeugt, gemeinsam diese Herausforderung erfolgreich zu meistern und Ihnen den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.